پروفرما چیست ؟

آخرین بروزرسانی: ۷ مهر, ۱۴۰۲

در این مقاله می خواهیم به طور دقیق به این سوال پاسخ دهیم که پرفورما چیست ؟ پیش فاکتور در یک تعریف ساده یک پیشنهاد فروش است که از سمت فروشنده با ذکر ارزش کالا، توضیحات و جزئیات کالا به خریدار ارائه می شود و مدت اعتبار مشخصی دارد. در بازرگانی خارجی نیز از عبارت پروفرما به معنای پیش فاکتور، دقیقا با همین کاربرد استفاده می شود که در واقع یکی از مهمترین اسناد بازرگانی خارجی بوده و اولین سندی است که در یک معامله بین المللی توسط فروشنده صادر میشود.

عبارت های رایج در انگلیسی عبارتند از:

• Proforma Invoice
• Performa Invoice
• Preforma Invoice

و جالب است که بدانید علیرغم برخی اظهار نظرهای نادرست، هر سه عبارت فوق صحیح هستند. اصطلاح رایجی که معمولا بصورت واژه PI در بازرگانی خارجی معرفی می شود.شاید تا کنون پرسیده باشید pi مخفف چیست؟ عبارت pi مخفف Preforma Invoice است. در فارسی هم عبارتهای پروفرما، فاکتور پروفرما و پروفرم رایج تر است.

تعریف Proforma Invoice در بازرگانی خارجی

هر آنچه که در جلسات مذاکره میان خریدار و فروشنده به عنوان توافق در نظر گرفته میشود، در پایان مذاکرات در قالب سند پیش فاکتور، از سمت فروشنده برای خریدار ارسال میگردد. این توافقات شامل قیمت، شرایط تحویل، زمان تحویل، شرایط پرداخت، توضیحات کامل محصولات و … میباشد که در پروفرما اینویس منعکس میگردد.

پیش فاکتور در تجارت بین الملل مبنای تدوین فرم ثبت سفارش کالا، گشایش اعتبار اسنادی (ال سی) و همچنین تنظیم قرارداد فروش میشود. بنابراین سند بسیار مهمی در بازرگانی خارجی میباشد. به بیان دیگر، پروفرم خروجی مذاکرات طرفین، و ورودی ثبت سفارش، اعتبار اسنادی و قرارداد فروش است.

تفاوت Commercial Invoice و Proforma Invoice چیست؟

اما تفاوت پروفرما اینویس و کامرشیال اینویس چیست؟ دقت کنید که ابتدا این پیش فاکتور یا PI است که منجر به امضای قرارداد فروش میگردد. سپس در زمانی که فروشنده بخواهد در قالب قرارداد فروش، بصورت رسمی از خریدار پول بگیرد، فاکتور فروش یا Commercial Invoice را صادر میکند. در خرید خارجی PI بصورت کلی و در یک نسخه صادر میشود. اما در پروسه حمل به دفعات که Partial Shipment نام دارد، همین تک نسخه پروفرما، در سه نسخه فاکتور یا Commercial Invoice حمل میشود. مثلا یک پروفرم شامل 10 هزار عدد کالا در سه نسخه فاکتور فروش 3 هزار عدد، 5 هزار عدد و 2 هزار عدد تقسیم و ارسال خواهد شد.

دقت کنید که علم بازرگانی بین الملل وسیع و تخصصی است. پیشنهاد میکنیم برای یادگیری کامل مفاهیم تخصصی بازرگانی و دانش تجارت خارجی، دوره جامع بازرگانی ما را تهیه کنید. ضمنا اگر صرفا در حوزه واردات فعال هستید، میتوانید دوره واردات و اگر فقط در حوزه صادرات فعالیت میکنید، دوره صادرات را تهیه کنید.

ضرورت گرفتن تخفیف قبل از صدور پیش فاکتور

مذاکره، چانه زنی، و گرفتن تخفیف باید تا قبل از مرحله دریافت پروفرما انجام شده باشد. اگر پیش فاکتور شامل تخفیف باشد، اصولا مشکل دارد. چون در بانک به عدد جمع قبل از تخفیف، یعنی عبارت Sub Total Amount کارمزد تعلق میگیرد و حتی ممکن است چنین پیش فاکتوری، از سمت بانک رد شود. زیرا بانک و گمرک احتمال تبانی فروشنده و خریدار را میدهند.

موارد مهم در پروفرما + دانلود نمونه Proforma Invoice

• اطلاعات فروشنده و خریدار Seller & Buyer Info
• شماره و تاریخ پیش فاکتور Number & Date of Issue
• توضیحات کامل محصولات Full Description of Goods In Details
• تعداد، قیمت واحد و تعداد کل Quantity & Unit Price (U/P) & Total Amount
• شرایط پرداخت Payment Terms
• زمان تحویل Delivery Time
• شرایط تحویل Delivery Terms
• محل تحویل Relevant Location
• مشخصات مارکینگ و شماره شناسایی وسیله حمل Shipping marks, Transport unit ID
• شماره و نوع استاندارد کالا No. & Kind of Standard
• مهلت 21 روزه تکمیل اسناد حمل توسط فروشنده در اعتبار اسنادی Document Presentation
• مدت زمان اعتبار شرایط پیش فاکتور Validity of PI
• بیمه Insurance
• جمع وزنی، وزن خالص و وزن ناخالص Total, Net & Gross Weight
• جمع حجمی و تعداد کانتینر و کامیون Total Volume & Quantity of Container & Truck
• روش حمل (هوایی، دریایی، ریلی، جاده ای) Mode of Transportation
• شرکت حمل (فورواردر) Freight Forwarder
• هزینه های بازرسی Inspection Fees
• کشور مبدا Country of Origin
• لوازم یدکی Spare Parts
• نوع و تعداد بسته بندی Kind & Number Of Package
• مشخصات حساب بانکی فروشنده Seller Bank Account Info
• هزینه های گواهی کردن Legalization & Banking Charges
• اجازه انتقال از یک وسیله به وسیله دیگر Transshipment Allowed / Not Allowed
• اجازه حمل به دفعات Partial Shipment Allowed / Not Allowed
• ضمانت قراردادی Contractual Guarantee
• آدرس، تلفن، فکس، ایمیل Address, Tel, Fax, E-mail

با کلیک بر روی لینک زیر میتوانید نمونه پروفرما اینویس را در قالب فایل اکسل دانلود نمایید و با توجه به نیاز خودتان فایل نمونه پیش فاکتور صادراتی را ویرایش کنید.

دانلود نمونه پروفرما اینویس

اینجا کلیک کنید: دانلود نمونه پروفرما

دقت کنید که پیش فاکتور در بازرگانی بین الملل میتواند در شکلهای مختلفی صادر شود و بنا به مورد استفاده، محتوای آن تغییراتی داشته باشد. مثلا ممکن است قسمت فورواردر کالا Freight Forwarder خالی بماند چون احتمالا در این مرحله هنوز شرکت حمل کننده مشخص نشده است. همچنین ممکن است قسمت Transport Unit ID یعنی شماره شناسایی وسیله نقلیه و  Shipping marks یعنی مشخصات مارکینگ محموله نیز خالی باشد چون احتمالا هنوز مشخصات مارکینگ و شرکت حمل مشخص نیست. همچنین قسمتهای دیگری نیز میتواند اضافه یا حذف شود. نهایتا فراموش نکنید که زمانی یک پروفرما اینویس اعتبار قانونی دارد که تمام صفحات آن به مهر و امضای فروشنده رسیده باشد.

تفاوت پیش فاکتور در روش پرداخت TT با اعتبار اسنادی LC چیست؟

صدور پروفرما از جانب فروشنده در اعتبار اسنادی یا همان LC الزامی بوده، و به عنوان یکی از اسناد ارائه شده به بانک مورد نیاز است. اما در روش پرداخت TT حتی ممکن است که فروشنده به شما پیش فاکتور ندهد، و شما باز هم با او قرارداد نوشته و خرید کنید.

بطور کلی، وجود پروفرما در اعتبار اسنادی، الزامی بوده، و ورودی قرارداد فروش میباشد. و قرارداد بر اساس آن تنظیم میگردد. اما در روش پرداخت تی تی، پیش فاکتور در صورت وجود، به عنوان یکی از ضمایم قرارداد میباشد. اما به شما پیشنهاد میکنیم که حتما این سند را بصورت معتبر و استاندارد از فروشنده بخواهید.

چرا باید هزینه حمل کالا از هزینه کالا جدا باشد؟

دقت کنید که در هم در Proforma Invoice و هم در Commercial Invoice، حتما باید هزینه ارسال از هزینه کالا جدا باشد. چون اگر نباشد:

1. هزینه ها برای خریدار شفاف نیست.
2. اگر این هزینه ها بصورت تجمیعی و غیر شفاف باشد، گمرک ارزش استنباطی هزینه حمل کالا را نهایتا 10% قیمت کالا در نظر میگیرد. و حقوق گمرکی 110% را لحاظ میکند که در این حالت شما به عنوان خریدار متضرر خواهید شد.
3. عوارض جاده ای برای حمل داخلی کالا (معمولا 10% تا 15%) بر اساس مجموع قیمت کالای اظهار شده در پیش فاکتور محاسبه میگردد.

انواع قطعات یدکی Spare Parts در پیش فاکتور

ممکن است شما به عنوان خریدار در زمان سفارش گذاری مخصوصا برای اولین بار به فکر قطعات یدکی نباشید. اما شاید فروشنده در اولین پیش فاکتوری که برای شما ارسال میکند، خودش قطعات یدکی مورد نیاز را نیز اضافه کرده باشد. علیرغم اینکه شاید در ابتدا متعجب شوید، چرا که شما این موارد را نخواسته بودید، اما بطور کلی اینکار به نفع شما است.

البته پیشنهاد میکنیم که خودتان با تحقیقات فنی درست در مورد کالای انتخابی، قطعات یدکی مورد نیاز را نیز شناسایی کنید تا بعدا بتواتید  سرویس و نگهداری و خدمات پس از فروش کالاهایتان را بدون دردسر انجام دهید. انواع قطعات یدکی که در PI ممکن است اضافه شوند عبارتند از:

1. قطعات یدکی راه اندازی Commissioning Spare Parts مانند روغن، فیوز و …
2. قطعات یدکی مصرفی دو ساله Two Years Spare Parts مانند لاستیک ماشین، لنت، فیلتر، تسمه تایم و …
3. قطعات یدکی به عنوان قطعات اصلی Capital Spare Parts که در این حالت برای قطعات اصلی Main Equipment تعدادی به عنوان ذخیره (رزرو) تهیه میشود تا در موارد نیاز استفاده گردد. مانند: ارسال 10+1 قطعات اصلی

جمع بندی: پروفرما اینویس صادراتی و وارداتی

امیدواریم با مطالعه این مقاله در مورد پروفرما اطلاعات مفیدی کسب کرده باشید. در پایان چکیده مطلب را با هم مرور میکنیم:

1. پیش فاکتور برعکس عرف تجارت داخلی در کشورمان، در تجارت بین الملل سند بسیار مهمی بوده و نیاز است تا شما جزئیات این سند را به خوبی بشناسید. PI در واقع خروجی مذاکرات و ورودی ثبت سفارش، اعتبار اسنادی و قرارداد فروش است.
2. ابتدا Proforma Invoice منجر به تدوین قرارداد فروش میشود و سپس فاکتور فروش در قالب همین قرارداد، زمانی صادر میشود که فروشنده میخواهد بصورت رسمی از خریدار پول بگیرد. ضمنا پیش فاکتور معمولا در یک نسخه بصورت کلی تنظیم میشود اما فاکتور فروش ممکن است در چند نسخه با محموله های مختلف ارائه گردد.
3. مذاکره و گرفتن تخفیفات حتما باید تا قبل از صدور پروفرم انجام شده باشد. در پیش فاکتور به هیچ عنوان چیزی به عنوان تخفیف نباید ثبت شود. ضمنا هزینه حمل نیز باید از هزینه کالا تفکیک شده باشد. در غیر اینصورت در مراحل بازرگانی خارجی با بانک و گمرک به مشکل بر خواهید خورد.
4. انواع قطعات یدکی ارائه شده توسط فروشنده در پروفرما و فاکتور فروش را بشناسید و با نیازهای خودتان تطبیق دهید تا بتوانید بدون دردسر، سرویس، نگهداری و خدمات پس از فروش کالاهایتان را انجام دهید.

سه مقاله پیشنهادی: شرکت بازرسی کالا چیست و مراحل ترخیص کالا از گمرک و برنامه بازاریابی در تجارت بین الملل

لطفا سوالات و نظرات خود را در خصوص پروفرما اینویس در پایین همین صفحه و در قسمت دیدگاهها برای ما ارسال نمایید.