آخرین بروزرسانی در: 1404/05/30
وقتی صحبت از مذاکرات تجاری بین‌المللی به میان می‌آید، اولین نکته‌ای که باید به آن توجه کنیم اهمیت مهارت در گفت‌وگو و برقراری ارتباط مؤثر با طرف مقابل است. در دنیای رقابتی امروز، داشتن محصول یا خدمات باکیفیت به‌تنهایی کافی نیست. آنچه باعث تمایز شرکت‌ها می‌شود، توانایی مدیران و کارشناسان در ایجاد ارتباط سازنده، حل اختلافات و رسیدن به توافقی برد-برد است.
بسیاری از فعالان اقتصادی تجربه کرده‌اند که حتی یک جلسه ساده، اگر بدون برنامه‌ریزی و درک درست برگزار شود، می‌تواند فرصت‌های بزرگی را از بین ببرد. این مقاله به شما آموزش می‌دهد که برای موفقیت در مذاکرات بین‌المللی به چه مهارت‌هایی نیاز دارید و چه اقداماتی باید انجام دهید.
چرا مذاکره تجاری موفق در بازارهای بین المللی اهمیت دارد؟
وقتی از اصول مذاکرات در تجارت بین الملل سخن می‌گوییم، منظور تنها تبادل اطلاعات یا توافق بر سر قیمت‌ها نیست؛ بلکه هدف اصلی ایجاد اعتماد، درک مشترک و دستیابی به همکاری پایدار است. یک مثال روشن، شرکت‌های ایرانی فعال در صادرات فرش به اروپا هستند. اگر این شرکت‌ها فقط روی کیفیت فرش تمرکز کنند اما در مذاکره نتوانند ارزش‌های فرهنگی و تاریخچه محصول را به‌درستی معرفی نمایند، خریدار اروپایی شاید چندان متقاعد نشود.
اهمیت مذاکره موفق در این است که دو طرف احساس کنند منافعشان تأمین شده و امکان ادامه همکاری وجود دارد. در دنیای امروز که رقابت جهانی شدیدتر شده، طرف‌های خارجی به‌دنبال همکاری با شرکت‌هایی هستند که شفافیت، صداقت و احترام به فرهنگ مخاطب را رعایت می‌کنند.
10 نکته برای مذاکره با طرفین خارجی
رعایت این 10 نکته می‌تواند شانس موفقیت شما در مذاکرات با طرفین خارجی را به‌طور چشمگیری افزایش دهد. این نکات شامل آماده‌سازی قبلی، برقراری ارتباط مؤثر و مدیریت جلسه به شکل حرفه‌ای است تا بتوانید مذاکراتی موفق و حرفه‌ای داشته باشید. برای درک عمیق‌تر تکنیک‌ها، مثال‌ها و روش‌های عملی، توصیه می‌کنیم به دوره اصول و فنون مذاکره مراجعه کنید تا مهارت‌های خود را گام‌به‌گام تقویت کنید.
1. تحقیق کامل قبل از جلسه
یکی از مهم‌ترین اقدامات پیش از ورود به جلسه، تحقیق درباره بازار، فرهنگ و نیازهای طرف مقابل است. به‌عنوان مثال، یک شرکت مواد غذایی ایرانی که قصد صادرات به امارات را داشت، قبل از جلسه درباره عادات مصرفی مردم آن کشور تحقیق کرد و متوجه شد که محصولات حلال اهمیت ویژه‌ای در این کشور دارند.
2. آمادگی مستندات و مدارک
داشتن اسناد، بروشور، نمونه کالا یا پیش‌نویس قرارداد به شما اعتبار می‌بخشد. تصور کنید واردکننده‌ای در ترکیه می‌خواهد در مورد قطعات صنعتی مذاکره کند. اگر شما علاوه بر معرفی شفاهی، مدارک استاندارد، گواهی کیفیت و حتی فیلم خط تولید را ارائه دهید، احتمال موفقیتتان چند برابر می‌شود.
3. شروع مثبت جلسه
شروع جلسه نقش تعیین‌کننده‌ای در روند مذاکره با طرفین خارجی دارد. برای مثال، یک صادرکننده ایرانی در مذاکره با شریک ژاپنی، جلسه را با تعریف کوتاهی درباره تاریخچه روابط فرهنگی ایران و ژاپن آغاز کرد. همین حرکت ساده، باعث شد طرف ژاپنی احساس نزدیکی بیشتری کند.
4. مدیریت زمان
جلسه‌ای که بیش از حد طولانی شود، تمرکز و انرژی طرفین را کاهش می‌دهد. به‌عنوان مثال، در مذاکره یک شرکت ایرانی با یک خریدار آلمانی، طرف ایرانی جلسه را در 45 دقیقه به پایان رساند و پیشنهاد کرد ادامه بحث در جلسه بعدی انجام شود. این کار باعث شد طرف آلمانی احساس کند زمانش ارزشمند بوده و اعتماد بیشتری به شریک ایرانی پیدا کند.
پیشنهاد مطالعه زومین بازار: چگونه تاجر شویم
5. انعطاف‌پذیری در شرایط قرارداد
در مذاکرات بین‌المللی، شرایط طرف مقابل همیشه با خواسته‌های شما یکی نیست. مثلاً یک صادرکننده ایرانی حاضر شد در اولین قرارداد با شریک روسی، حداقل حجم سفارش را کمی کاهش دهد تا اعتماد اولیه شکل بگیرد. همین انعطاف باعث شد در قراردادهای بعدی حجم سفارش افزایش یابد و رابطه بلندمدت شکل بگیرد.
6. شفافیت و صداقت در بیان محدودیت‌ها
پنهان کردن ضعف‌ها یا مشکلات ممکن است در کوتاه‌مدت کمک کند، اما در بلندمدت اعتماد طرف مقابل را از بین می‌برد. شفافیت در نکات مذاکرات تجاری یک اصل حیاتی است. برای مثال، شرکتی ایرانی که نمی‌توانست در زمستان به‌دلیل شرایط آب‌وهوایی به موقع تحویل دهد، این موضوع را شفاف بیان کرد. طرف خارجی به‌جای ناراحتی، از صداقت شرکت استقبال کرد و توافق شد در زمستان حجم سفارش کمتر شود.
7. تمرکز بر منافع مشترک
موفق‌ترین مذاکرات آنهایی هستند که هر دو طرف احساس کنند برنده‌اند. به‌عنوان نمونه، یک شرکت ایرانی در صادرات به عمان (محصولات کشاورزی)، شرایط پرداخت را طوری تنظیم کرد که هم به نفع خود باشد و هم خیال خریدار عمانی از نظر نقدینگی راحت شود. این توجه به منافع مشترک، باعث استمرار همکاری‌های بلندمدت شد
8. کنترل احساسات
مذاکره فضایی است که گاهی تنش و فشار روانی ایجاد می‌کند. برای مثال، در جلسه‌ای با یک خریدار اروپایی که به‌شدت به کیفیت محصول اعتراض داشت، صادرکننده ایرانی با آرامش توضیح داد و مستندات کیفیت را ارائه کرد. همین خونسردی باعث شد جلسه به نتیجه مثبت برسد.
9. استفاده از مترجم حرفه‌ای در صورت نیاز
اگر تسلط کامل به زبان طرف مقابل ندارید، حتماً از مترجم حرفه‌ای استفاده کنید. یک صادرکننده ایرانی که با مشتری چینی مذاکره می‌کرد، در ابتدا از مترجم غیرحرفه‌ای استفاده کرد و بخشی از اطلاعات اشتباه منتقل شد. در جلسه بعد، با مترجم متخصص، روند جلسه تغییر کرد و قرارداد به نتیجه رسید. مترجم حرفه‌ای نه‌تنها زبان، بلکه فرهنگ ارتباطی را نیز درک می‌کند.
10. پیگیری منظم پس از جلسه
مذاکره پایان جلسه نیست. بیشتر قراردادها در مرحله پیگیری نهایی می‌شوند. ارسال ایمیل تشکر، یادآوری نکات توافق‌شده و پاسخ به سوالات باز، نشان‌دهنده حرفه‌ای بودن است. برای نمونه، شرکتی ایرانی پس از جلسه با خریدار ترکیه‌ای، طی سه هفته با ارسال اطلاعات تکمیلی و تماس‌های منظم، قرارداد را نهایی کرد. اگر این پیگیری انجام نمی‌شد، احتمالاً طرف خارجی همکاری را جدی نمی‌گرفت.
مهارت‌های لازم برای مذاکره تجاری موفق با خارجی‌ها
برای موفقیت در مذاکره با طرفین خارجی تنها داشتن محصول یا خدمات باکیفیت کافی نیست. مذاکره‌کننده باید مجموعه‌ای از مهارت‌ها را در اختیار داشته باشد تا بتواند علاوه بر معرفی درست کالا یا خدمات، اعتماد طرف مقابل را نیز جلب کند. در ادامه به بررسی 4 مهارت کلیدی همراه با مثال‌های واقعی از صادرات و واردات می‌پردازیم که می‌تواند مسیر هر مذاکره‌کننده‌ای را تغییر دهد.
1. شناخت فرهنگ تجاری کشور هدف
درک فرهنگ کشور مقابل یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت در مذاکرات تجاری است. برای نمونه، در ژاپن سکوت در جلسه به معنای احترام و تفکر است، در حالی که در برخی فرهنگ‌های غربی می‌تواند نشانه بی‌علاقگی تلقی شود. حال تصور کنید یک صادرکننده ایرانی قصد دارد صنایع‌دستی به ژاپن صادر کند. اگر سکوت طولانی طرف ژاپنی را نشانه رد پیشنهاد بداند، ممکن است جلسه را به اشتباه ترک کند و فرصت بزرگی از دست برود.
2. تکنیک‌های سؤال پرسیدن
یکی از حیاتی‌ترین بخش‌های اصول مذاکرات استفاده درست از پرسش‌هاست. سوال‌های باز به مذاکره‌کننده کمک می‌کنند اطلاعات بیشتری کسب کند و به دغدغه‌های واقعی طرف مقابل پی ببرد. برای مثال، اگر یک واردکننده ایرانی با یک تولیدکننده آلمانی جلسه داشته باشد، به‌جای پرسیدن «آیا محصول ما استاندارد است؟» بهتر است بپرسد «چه ویژگی‌هایی در محصول باعث می‌شود شما مطمئن شوید که مطابق استانداردهای آلمان است؟». این نوع پرسش‌ها باعث می‌شود طرف مقابل احساس کند مورد توجه قرار گرفته و همکاری راحت‌تر شکل می‌گیرد.
3. زبان بدن
در جلسات بین‌المللی، بخش زیادی از پیام‌ها از طریق زبان بدن منتقل می‌شود و همین موضوع در مذاکره با خارجی ها اهمیت ویژه‌ای دارد. فرض کنید در جلسه‌ای با یک خریدار فرانسوی حضور دارید و هنگام صحبت دست به سینه می‌نشینید. این حرکت ممکن است به‌عنوان نشانه بی‌میلی یا مقاومت برداشت شود. در مقابل، حفظ تماس چشمی و لبخند ملایم می‌تواند فضا را مثبت کند. زبان بدن شامل حرکات دست، حالت نشستن، فاصله فیزیکی و حتی تُن صداست.
4. مدیریت اعتراضات
در هر مذاکره، احتمال مطرح شدن نگرانی‌ها یا مخالفت‌ها وجود دارد و هنر مدیریت آن‌ها از مهم‌ترین نکات مذاکرات تجاری محسوب می‌شود. تصور کنید یک واردکننده اروپایی نگران زمان تحویل کالاست. اگر شما به‌عنوان صادرکننده تنها بگویید «مشکلی نیست»، اعتماد ایجاد نمی‌شود.
اما اگر با ارائه برنامه حمل‌ونقل، ضمانت‌نامه بانکی یا سابقه همکاری قبلی پاسخ دهید، نگرانی او برطرف خواهد شد. در یک نمونه واقعی، شرکت ایرانی فعال در صادرات خشکبار توانست با ارائه مستندات مربوط به گمرک و زمان‌بندی حمل، اعتماد خریدار آلمانی را جلب کند.
سحن آخر
رعایت اصول مذاکرات تجاری مانند شناخت فرهنگ طرف مقابل، پرسش‌گری هوشمندانه و پیگیری حرفه‌ای پس از جلسه، کلید موفقیت در تجارت بین‌الملل است. شرکت‌هایی که علاوه بر کیفیت کالا، به مهارت مذاکره توجه می‌کنند، همکاری‌های بلندمدت و سودآوری بیشتری کسب می‌کنند. برای یادگیری کامل این نکات و موفقیت در مذاکرات بین‌المللی و ارتقای مهارت‌های خود، از مشاوره بازرگانی زومین بازار کمک بگیرید.
بدون دیدگاه